Procedurer for Bro Strand

Logo BroProcedurerne indeholder retningslinier for de opgaver der findes i vores ejerforening.

proceduren indeholder også hvilke bilag der bør anvendes til fuldførelsen af opgaven.
Ikke alle bilag kan findes her på hjemmesiden
procedurerne er Udarbejdet af: Per Hansen
Godkendt af: Bestyrelsen Brenderup Januar 2018.
Godkendt på generalforsamling april 2018.

Klik på nedenstående emnes overskrift, FORMAND/ARBEJDSDAG/osv og se retningslinierne:

Procedurer

Formanden

Formanden

Procedure for Bro Strandpark

Formandens opgaver Bro Strand -

  1. Formål: Sikre kontinuitet og kvalitet i de opgaver der påhviler formanden for foreningen.
  2. Ansvar: Det er og vil altid være den siddende formands ansvar at sikre opretholdelse af foreningens vedtægter og indgåede aftaler på generalforsamling, samt sikre en fortsat positiv udvikling af samme. Dette i samarbejde med de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
  3. Fremgangsmåde: Indkaldelse og afholdelse af ordinær generalforsamling / beretning. -Ved afholdelse af bestyrelsesmøde 5-6 x årligt. -Sikre at referat udarbejdes, enten ved selv at tage dette eller uddelegere. -Via administrator fremskae opdateret ejerliste 3-4 x årligt. -Sikre at der sendes velkomst brev til nye ejere. -Såfremt dette er nødvendigt - indhente juridisk bistand. -Holde kontakt til potentielle bestyrelses kandidater.
  4. Økonomi: Der er budget afsat beløb til dækning af mødeaktivitet.

Flere oplysninger

Arbejdsdag

Arbejdsdag

Procedure for Bro Strandpark

Arbejdsdag Bro Strand

  1. Formål: Sikre en fornuftigt planlagt og gennemført fælles arbejdsdag for ejere.
  2. Ansvar: Det er den af bestyrelsen udpeget person, der varetager at der er det nødvendige materiale m.m indkøbt og tilstede på arbejdsdagen og alt er tilrettelagt så der kan gennemføres inden for den forventede tidsramme.
  3. Fremgangsmåde: Udforme liste med opgaver i samarbejde med den øvrige bestyrelse. Faste opgaver
    - Oprydning af område.
    - Oprydning af strand.
    - Fejning af trappe til strand (Fjerne græs.
    - Efterse tagrender / Brønde
    - Checke tennisbane
    - Beachvolley bane (net)
    - Efterse alle El - Telefon skabe, samt områdets lys.
    - Liste med forventet antal deltagere pr. opgave laves.
    - Indkøbsliste laves og og varer indkøbes.
    - Lave aftale med leverandør af fortæring.
    - Sikre at der bliver taget billeder til bruge af hjemmeside.
    - Evt opsætte telt.
  4. Økonomi: Der er budget afsat beløb til dækning af fællesaktivitet.
  5. Bilag:
    Bilag 1, opgave liste
    Bilag 2, Billeder fra arbejdsdag.

Flere oplysninger

Affaldshåndtering

Affaldshåndtering

Procedure for Bro Strandpark

Affaldshåndtering Bro Strand

  1. Formål:Sikre at de vedtægter og bestemmelser vedr. ejerforeningen ansvar for affaldshåndtering bliver overholdt. Med afsæt i aftaler indgået på generalforsamling, at levere bedst mulige affalds håndteringsløsning for alle beboere.
  2. Ansvar:Det er den af bestyrelsen udpeget person, der varetager ovennævnte.
  3. Fremgangsmåde: Der udarbejdes ved årets begyndelse en tømningskalender.
    -Der tages hensyn til korte og længere ferie perioder med øget aktivitet.
    -Det tilsikres at der sker uge tømning og at dette aftales med Middelfart kommune for de perioder med øget aktivitet.
    -Genbrugs materialerne skal også tømmes oftere i perioder med øget aktivitet og dette skal ligeledes aftales med Middelfart Kommune.
    -Ved forkert brug af affaldspladser, skal der oplyses til alle ejere hvad der er sket og hvad der bør ske.
    -Er der beskadigelser på materiale, skal dette hurtigst muligt udbedres.
    -Pladser skal altid fremstå oplyst og rene.
  4. Økonomi:Der er afsat beløb i budget til Middelfart Kommune for affaldshåndtering. Alle udgifter herfor påhviler Ejerforening og afholdes af denne, via medlemmernes kontingent.

Flere oplysninger

Badebro

Badebro

Procedure for Bro Strandpark

Badebroen Bro Strand

  1. Formål: Sikre at badebro altid er i bedst mulige tilstand så der ikke er fare for brugerne, samt at den opsættes og nedtages i ret tid.
  2. Ansvar: Det er den af bestyrelsen udpeget person, der varetager ovennævnte. Det påhviler hele bestyrelsen samt ejere at medvirke til ovennævnte, da vejret kan have kraftig indvirkning på denne, og kun med et maximalt opsyn vil vi undgå skader der udvikler sig unødvendigt.
  3. Fremgangsmåde
    -Der er indgået en aftale med leverandør der sikrer opsætning og nedtagning i henhold til aftale samt vedligehold.
    -Der er aftale om medvirken til ovennævnte med anlægsgartner, der assisterer med materiale til at få broen op og ned fra oplagringsplads.
  4. Økonomi: Der hensættes årligt beløb til dækning for opsætning samt nedtagning. I beløb til leverandør er der også medtaget forsikring af broen i tilfælde af skade der kræver helt eller delvis udskiftning.
  5. Bilag 1, Aftale med NTC Marine.

Generalforsamling

Generalforsamling

Procedure for Bro Strandpark

Generalforsamling Bro Strand

  1. Formål: Sikre de i vedtægter bestemmelser omhandlende afholdelse af generalforsamling.
  2. Ansvar: Den i Bro Strands ejerforenings bestyrelse udpeget person. Når der er tale om afholdelse af generalforsamling, ligger opgaven altid hos den siddende formand.
  3. Fremgangsmåde:
    Generelt henvises til gældende vedtægter.
    Der laves aftale med den lokalitet hvor generalforsamling ønskes afholdt. Skal gerne være et lokale i nærområdet. Hvis muligt, reserveres for 2 år frem.
    Der bestilles frokost, gerne hos udbyder i nærområdet.
    Bestyrelsen opstiller borde m.m
    Drikkevarer lveres af bestyrelsen (Formand udpeger ansvarlig herfor)
    Der noteres navneliste for de fremmødte.
  4. Økonomi: Der er i budget afsat beløb til dækning af ordinær generalforsamling.
  5. Bilag:
    Bilag 1, Gældende vedtægter.
    Bilag 2, Indkøbsliste.
    Bilag 3, Aftale med lokalitet.
    Bilag 4, Referat generalforsamling.
    Bilag 3, Årsrapport - Budget.

Flere oplysninger

Dokumentstyring

Dokumentstyring

Procedure for Bro Strandpark

Dokumentstyring Bro Strand

  1. Formål: Sikre en opdatering og aktualitet af samtlige procedurer og alt anden information på foreningens hjemmeside til brug for både ejere og bestyrelse.
  2. Ansvar: Det er den enkelte område ansvarlige der også er ansvarlig for at alt er er tilgængeligt. Det er den samlede bestyrelses ansver, at der på hjemmesiden ikke er materiale tilgængeligt som ikke er aktuelt eller relevant.
  3. Fremgangsmåde: Procedure evaluerers og evt. opdateres senest ved udgangen af Januar hvert år.
    - Alle underliggende bilag evalueres og opdateres i forbindelse hermed.
    - Alle aftaler med diverse leverandører evalueres og nye aftaler indgåes efter behov.
    - Ejerliste opdateres i Januar hvert år og siden efter behov i løbet af indeværende år.
    - Økonomisk prognose for de kommende 5 år opdateres i Januar.
  4. Økonomi: Ingen særskilt økonomi for denne procedure da det hører under det enkelte bestyrelses medlem ansvar at sikre at ovennævnte sker.
  5. Bilag: Ingen bilag, men skal fremgå af bestyrelses agenda for først afholdt møde i Januar.

Forsikringer

Forsikringer

Procedure for Bro Strandpark

Forsikringer Bro Strand

  1. Formål: Sikre at der altid er gældende forsikrings forhold der kollektivt imødekommer medlemmer af Bro Strands Ejerforening nødvendige dækning.
  2. Ansvar: Den i Bro Strands ejerforenings bestyrelse udpeget person. Det er altid den udpegede persons ansvar, at følge op på brugen og kvalitet af gældende forsikrings aftale og oplyse samme til den øvrige bestyrelse.
  3. Fremgangsmåde: Der skal indgås en kontraktlig aftale med forsikringsudbyder. Dette kan ske via forsikringsmægler eller direkte med udbyder. Aftale skal være erårig eller baseret på opsigelses periode. Aftalen skal være kollektiv, baseret på ertallets nødvendige behov. Aftalen evalueres årligt sammen med udbyder/mægler og det afgøres. om nødvendig dækning fortsat er til stede.
  4. Aftalen skal dække følgende:
    A. Husforsikring
    B. Indbo
    C. Bestyrelses ansvar
  5. Økonomi: Der udarbejdes et budget delt op i
    1 konti A) Det faste beløb, der dækker kontrakt aftale med Forsikringsudbyder/mægler
  6. Bilag:
    Bilag 1, Husforsikrings police. Skal altid være tilstede i digital mappe på hjemmeside Samt ligge tilgængelig for alle husejere.
    Bilag 2, Indbo police. Skal altid være tilstede i digital mappe på hjemmeside Samt ligge tilgængelig for alle husejere.
    Bilag 3, Bestyrelse sansvar police. Skal altid være tilstede i digital mappe på hjemmeside Samt ligge tilgængelig for alle husejere.

 

Flere oplysninger

Vedligeholdelse af grønne områder

Vedligeholdelse af grønne områder

Procedure for Bro Strandpark

Grønne områder Bro Strand

  1. Formål: Sikre, at alle grønne arealer samt øvrige udearealer herunder kystsikring/strand altid fremstår i god og præsentabel stand.
  2. Ansvar: Den i Bro Strands ejerforenings bestyrelse udpeget person. Det er altid den udpegede persons ansvar, at følge op på opgaver, samt udføre tilsyn med at alt udføres i henhold til gældende aftale.
  3. Fremgangsmåde:
    - Der skal indgås en skriftlig aftale med anlægsgartner, gerne erårig for at sikre den for foreningen bedst mulige økonomiske aftale. Aftalen skal dække de faste opgaver, der er gennem en vækst sæson, samt de nødvendige øvrige vedligeholds opgaver.
    - Der skal ligeledes indgås en aftale med entreprenør for årligt tilsyn, samt vedligehold af kystsikring. Skal udføres inden sæson start og inden Bro bliver sat op (Maj)
    - Skadedyrsikring er også en del af ansvarsområdet. Her skal der også laves aftale med udbyder.
    - Hvert år inden generalforsamling udarbejdes det kommende års øvrige aktivitetsbehov. Nye tiltag drøftes med den øvrige bestyrelse, samt indhentning af tilbud på del opgaver fra anlægsgarner/entreprenør.
  4. Økonomi: Der udarbejdes et budget delt op i 4 konti:
    A) Det faste beløb, der dækker kontrakt aftale med anlægsgartner.
    B) Beløb afsat til øvrige anlægsgartner opgaver.
    C) Kystsikring.
    D) Skadedyrsikring.
  5. Bilag:
    Bilag 1, Indgået og godkendt kontrakt med den gældende anlægsgartner skal altid være tilstede digitalt på hjemmeside.
    Bilag 2, Indgået aftale med entreprenør for kystsikrings vedligehold skal altid være tilstede diditalt på hjemmeside.
    Bilag 3, Indgået aftale med Skadedyrs firma skal altid være tilstede digitalt på hjemmeside.

Vedligehold af huse

Vedligehold af huse

Procedure for Bro Strandpark

Vedligehold af huse Bro Strand

  1. Formål: Sikre at de vedtægter og bestemmelser vedr. ejerforeningen vedligeholds forpligtelser bliver opretholdt.
  2. Ansvar: Det er den af bestyrelsen udpeget person, der varetager ovennævnte. Det er den samlede bestyrelses ansvar at vedligehold udføres i henhold til indgåede aftaler.
  3. Fremgangsmåde: Vedligehold koncentrerer sig primært om maling af husene minimum hvert 6 år.
    -Ejere af de huse der skal males i indeværende år, varsles herom.
    -Der indgåes en aftale med en lokal maler med aftalt pris pr. hus.
    -Huse må ikke males, såfremt det er udlejet med mindre der er indgået en aftale med ejer.
    -Der kan udføres ekstra arbejde pr. hus såfremt det inden, er aftalt med den ansvarlige (skorsten f.eks).
    -Alt af ejer tilføget af bygningsdele, er uden for ejerforeningens ansvar, og vil ikke blive malet
    -Ud over maling kan bestyrelsen vælge at udføre diverse reperationer på husene, såfremt det skønnes nødvendigt for områdets fremtræden. Eller fordi reperation kræver enighed fra ejerne af 2 sammenhængende huse. (skotrender f.eks)
    -Årlig gennemgang med maler og tømrer af de huse som skal males, for at sikre nødvendigt vedligehold er intenticeret og evt kontakt til ejere er foretaget.
    -Øvrige hegn - skure m.m som er ejerforeningens ansvar at vedligeholde, foretages efter behov. (TV skur, hus v/ tennisbane, hegn ved indkørsel til område.
  4. Økonomi: Der hensættes årligt beløb pr. hus til dækning af ovennævnte og det er bestyrelsens ansvar at holde sig inden for det afsatte beløb, men også sikre at nødvendig vedligehold foretages.
  5. Bilag:
    Bilag 1, Liste med planlagt maling af huse for de kommende år.
    Bilag 2, Liste med resultat og behov for vedligehold efter gennemgang af de 14 huse der skal males.
    Bilag 3, Aftale med maler - tømrer.
    Bilag 4, Håndværker liste (VVS - EL -Kloak - Tømrer)

Flere oplysninger

Økonomi

Økonomi

Procedure for Bro Strandpark

Økonomi Bro Strand

  1. Formål: Sikre at de vedtægter og bestemmelser vedr. ejerforeningens økonomi styring bliver overholdt. Det er bestyrelsens ansvar atforvalte medlemmernes kontingent på bedst mulig måde og med hensyntagen til kollektive behov.
  2. Ansvar: Det er den af bestyrelsen udpeget person, der varetager ovennævnte. Det er den samlede bestyrelses ansvar at økonomi aftaler overholdes.
  3. Fremgangsmåde:
    -Bestyrelsen udarbejder i fællesskab en behovs analyse for det kommende år.
    -Der udarbejdes budget for det kommende år inden generalforsamlingen.
    -5 års prognose opdateres med aktueller ændringer.
    -Status via administrator inden hver bestyrelsesmøde.
  4. Økonomi: Ingen særskilte udgifter til økonomistyring ud over aftale med administrator. Fremgår af årsrapport.
  5. Bilag:
    Bilag 1, Årsrapport
    Bilag 2, 5 års prognose
    Bilag 3, Aftale med administrator

Øvrige tilsyn

Øvrige tilsyn

Procedure for Bro Strandpark

Øvrige tilsynBro Strand

Procedure for Bro Strandpark

Øvrige tilsynBro Strand

  1. Formål: Sikre et nødvendigt vedligehold og tilsyn med udenoms aktiver foreningen råder over.
  2. Ansvar: Det er den af bestyrelsen udpeget person, der varetager ovennævnte.
  3. Fremgangsmåde:
    -Eftersyn af hjertestarter.
    -Tilsyn med flagstang inkl. Bilag m.m.
    -Tilsyn med trailer.
    -Efterse telt.
    -Opsætning af julebelysning i flagstang.
    -Tilsyn med boldbaner og tilbehør. Op og nedtagning af net.
    -Sikre at nødvendigt vedligeholds materiale er tilstede ved arbejdsdag.
  4. Økonomi: Der hensættes årligt beløb til dækning af diverse omkostninger der kan opstå i forbindelse med slitage og brug af fælles aktiver.
  5. Bilag:
    Bilag 1, Logbog legepladser
    Bilag 2, Aftale med tilsynsfirma legepladser
    Bilag 3, Information vedr. vedligehold af tennisbane-firma der varetager opgave.

 

Vedhæftninger
FilBeskrivelseFilstørrelseOprettet
Download denne fil (Procedure Affaldshåndtering.pdf)Procedure Affaldshåndtering.pdf 1756 kB2018-04-24 09:33
Download denne fil (Procedure Badebro.pdf)Procedure Badebro.pdf 1717 kB2018-04-24 09:32
Download denne fil (Procedure Dokument styring.pdf)Procedure Dokument styring.pdf 1731 kB2018-04-24 09:32
Download denne fil (Procedure Formand .pdf)Procedure Formand .pdf 1733 kB2018-04-24 09:33
Download denne fil (Procedure Forsikringer .pdf)Procedure Forsikringer .pdf 1736 kB2018-04-24 09:32
Download denne fil (Procedure fælles arbejdsdag .pdf)Procedure fælles arbejdsdag .pdf 1733 kB2018-04-24 09:33
Download denne fil (Procedure Generalforsamling .pdf)Procedure Generalforsamling .pdf 1734 kB2018-04-24 09:32
Download denne fil (Procedure Grønne områder .pdf)Procedure Grønne områder .pdf 1739 kB2018-04-24 12:41
Download denne fil (Procedure vedligehold af huse .pdf)Procedure vedligehold af huse .pdf 1771 kB2018-04-24 12:42
Download denne fil (Procedure Økonomi .pdf)Procedure Økonomi .pdf 1716 kB2018-04-24 12:42
Download denne fil (Procedure Øvrigt tilsyn.pdf)Procedure Øvrigt tilsyn.pdf 1757 kB2018-04-24 12:42

Seværdigheder

"Fyn er fin" og tilbyder mange attraktioner.

Se dem her

Kontakt bestyrelsen

Bro Strandpark har en veldrevet ejerforening.

Kontaktoplysninger finder du her

Beliggenhed

Bro Strandpark er beliggende på Nordfyn, ud til Båring Vig.

Find vores beliggenhed her